Personalaktenführung und die Verarbeitung von Beschäftigtendaten

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Über alle Mitarbeiter:innen, die im öffentlichen Dienst beschäftigt sind oder waren, werden Personalaktendaten vorgehalten und Personalakten geführt. Hieraus ergeben sich sowohl für die Beschäftigten als auch für die personalaktenführenden Organisationseinheiten Rechtsfragen von erheblicher Bedeutung. Zunehmend an Bedeutung gewinnen darüber hinaus die Fragen im Zusammenhang mit der elektronischen Personalaktenführung im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung.

Das Personalaktenrecht der Beamten ist statusrechtlich in § 50 des Beamtenstatusgesetzes (BeamtStG) geregelt. Dem Landesgesetzgeber wurde die Möglichkeit eröffnet, die Vorschriften über das Personalaktenrecht sprachlich an die zu erwartende Entwicklung – nach der Personalakten künftig immer mehr elektronisch geführt werden – anzupassen, was im Rahmen der zum 01.01.2011 in Baden-Württemberg in Kraft getretenen Dienstrechtsreform durch die §§ 83 – 88 des Landesbeamtengesetzes (LBG) auch geschah. Damit wurde die derzeit tatsächlich schon in erheblichem Umfang praktizierte elektronische Speicherung von Personalaktendaten im Gesetzestext stärker berücksichtigt, wenngleich eine unveränderte Fortsetzung der Personalaktenführung in Schriftform ermöglicht wurde. Die personalaktenrechtlichen Vorschriften des LBG wurden zudem an die datenschutzrechtliche Terminologie des Landesdatenschutzgesetzes (LDSG) angepasst.

Die Regelungen von BeamtStG und LBG sind für Beamte unmittelbar und nach § 15 Abs. 4 LDSG auch für die Beschäftigten des öffentlichen Dienstes entsprechend anzuwenden. Die sehr detaillierten und umfangreichen Vorschriften haben Auswirkungen sowohl auf die herkömmliche Aktenführung und Datenverarbeitung in Papierform, als auch auf die Nutzung neuer elektronischer Medien und Systeme. Mit der Zunahme vernetzter Datenverarbeitungssysteme und elektronischer Datenübermittlungsverfahren gewinnen Aspekte des Datenschutzes noch mehr an Bedeutung.

In allen Mitgliedstaaten der Europäischen Union (EU) gilt seit dem 25.05.2018 die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese schafft in allen EU-Mitgliedstaaten ein verbindliches Schutzniveau für die Rechte und Freiheiten von natürlichen Personen bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, dass auch alle öffentlichen Stellen zu beachten haben, soweit sie personenbezogene Daten verarbeiten.

Mit Inkrafttreten der DSGVO ergab sich die Notwendigkeit, sowohl das LDSG zu novellieren als auch alle fachrechtlichen Landesgesetze (im Bereich des Personalaktendatenrechts insbesondere das LBG) mit datenschutzrechtlichen Regelungen auf ihre Vereinbarkeit mit der DSGVO zu überprüfen und anzupassen. Die entsprechenden landesrechtlichen Regelungen wurden durch das Gesetz zur Anpassung des allgemeinen Datenschutzrechts und sonstiger Vorschriften an die Verordnung (EU) 2016/679 vom 12.06.2018 angepasst.

• Gesetzliche Regelungen zur Verarbeitung von Mitarbeiterdaten in Personal- und Sachakten sowie in automatisierten Dateien
• Personalaktenbegriff/Personalaktendatenbegriff (Abgrenzung zu Sachakten/Sachaktendaten)
• Grundsätze der Personalaktenführung
• Digitalisierung von Personalaktendaten, elektronische Personalaktenführung
• Zweckbindung der Daten
• Anhörung, Auskunft/Einsicht
• Übermittlung von Mitarbeiterdaten an andere Behörden, Stellen und Dritte
• Mitbestimmung der Personalvertretung
• Aufbewahrungs- bzw. Löschungsfristen für Akten und Personalaktendaten
• Informationspflichten bei Datenerhebung nach Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung

Ziele

Die Seminarteilnehmer:innen sollen

• einen Überblick über die Vorschriften zur Behandlung von Beschäftigtendaten und die Gesetzgebungsintention erhalten – insbesondere im Zusammenhang mit der Digitalisierung von Personalakten und des Übergangs von schriftlichen in vollständige digitale Personalakten,
• die Bedeutung für die Praxis am Arbeitsplatz kennen lernen und kritisch bewerten,
• aus datenschutzrechtlicher Sicht sensibilisiert werden für den Umgang mit Beschäftigtendaten in Akten und Dateien.