Datenschutzhinweise

Württembergische Verwaltungs- und Wirtschafts-Akademie e. V. (VWA)

Mit den folgenden Datenschutzhinweisen möchten wir Sie als Nutzer unserer Webseite über die Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten, die von uns im Rahmen der Nutzung unserer Website erhoben werden, informieren. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO).

Wir sind verantwortlich für den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten, die wir nach Ihren Wünschen und nach den Vorgaben der deutschen und EU-Datenschutzgesetze verarbeiten. Ihre personenbezogenen Daten werden von uns nur verarbeitet, sofern eine Rechtsgrundlage dies erlaubt.

Wir, das ist die Württembergische Verwaltungs- und Wirtschafts-Akademie e. V., Wolframstraße 32, 70191 Stuttgart (kurz: „VWA“, „Wir“, „uns“). Sie erreichen uns per E-Mail unter info@w-vwa.de

1. Daten, die Sie uns mitteilen

Die Nutzung unserer Internetseiten ist in der Regel ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Wenn Sie uns Daten mitteilen, gilt folgendes:

a) Kontaktaufnahme

Um Kontakt mit uns aufzunehmen, bieten wir an, mittels auf der Internetseite bereitgestellter Formulare Angaben zur „Anrede“, „Vorname“, „Nachname“, „E-Mail-Adresse“ und ggf. weiterer Daten mitzuteilen. Diese Angaben von Ihnen sind erforderlich, damit wir wissen, von wem die Anfrage erfolgt und wie wir Ihnen antworten bzw. mit Ihnen in Kontakt treten können. Weitere Angaben können freiwillig getätigt werden, was uns die Kommunikation mit Ihnen erleichtert. Die entsprechende Datenverarbeitung zum Zwecke der Kontaktaufnahme und entsprechenden Kommunikation mit uns erfolgt – auch über andere Kommunikationskanäle – nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Kommunikation zwischen uns).

Die für die Benutzung des Kontaktformulars von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald wir zur Aufbewahrung nicht mehr verpflichtet sind. Handels- und Geschäftsbriefe bewahren wir sechs bzw. zehn Jahre auf (§ 257 HGB, § 147 AO, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO).

b) Veranstaltungen

Für die Anmeldung zu einer Veranstaltung (Seminar, Lehrgang, Studiengang, Infoabend) bieten wir ebenfalls an, mittels auf der Internetseite bereitgestellter Formulare personenbezogene Daten mitzuteilen. Sie können Anmeldungen aber auch über andere Kanäle (z. B. per Post, Fax oder E-Mail) vornehmen und uns personenbezogene Daten mitteilen. Diese personenbezogenen Daten verarbeiten wir zur Erfüllung unserer (vertraglichen) Pflichten im Rahmen der Anmeldung und Durchführung der Veranstaltung bzw. zur entsprechenden Rechnungstellung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO). Zur Durchführung der Veranstaltung stellen wir Ihnen bei digitalen Veranstaltungen (dazu unten c.) teilweise einen passwortgeschützten Online-Zugang („Login“) und seine Funktionalitäten zur Verfügung. Entsprechende Zugangsdaten erhalten Sie an die hierfür angegebene E-Mail-Adresse. Soweit die/der in der anmeldenden Einrichtung zuständige/r Arbeitskollege/in die Anmeldung für eine/n Teilnehmer/in vorgenommen hat, mithin wir Teilnehmer-Daten von dieser anmeldenden Person erhalten haben, können der Login bzw. Informationen zur Veranstaltung oder der Teilnahme auch an diese Person geleitet werden (wenn wir keine E-Mail-Adresse der Teilnehmerin bzw. des Teilnehmers erhalten haben). Dies soll einen unkomplizierten Ablauf in Ihrer Einrichtung ermöglichen. Wenn Sie dies als Teilnehmer/in nicht wünschen, müssen Sie sich als Teilnehmer/in selbst anmelden bzw. sicherstellen, dass Ihre E-Mail-Adresse bei der Anmeldung angegeben wird. Für Präsenzveranstaltungen erstellen wir Namensschilder, die - soweit Sie diese in der Veranstaltung vor sich platzieren - Ihre persönliche Ansprache durch Dozenten bzw. ggf. andere Teilnehmer oder VWA-Mitarbeiter ermöglichen (zur Anzeige von Namen bei digitalen Veranstaltungen, siehe unten c.). Pflichtangaben sind für die verfolgten Zwecke zwingend erforderlich, ohne diese können wir Teilnehmer nicht anmelden.

Ihre durch uns erhobenen personenbezogenen Daten werden im Übrigen an Dritte ausschließlich im Rahmen der Erfüllung unserer auferlegten vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten bzw. mit deren oder unserem berechtigtem/n Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (ordentliche Durchführung der Veranstaltung bei Weitergabe an externe Dozenten) weitergegeben, und zwar allenfalls im erforderlichen Umfang (dazu auch unten g.).

Ihre Daten löschen wir, sobald eine Aufbewahrung für die verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich ist (z.B. den Online-Zugang nach Durchführung der Veranstaltung) bzw. gesetzliche Aufbewahrungspflichten uns dies erlauben (Handels- und Geschäftsbriefe nach sechs bzw. zehn Jahren, § 257 HGB, § 147 AO, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO). Soweit es im Rahmen der Anmeldung zu einer Veranstaltung möglich ist, Dateien hochzuladen (z.B. Bilder, Zeugnisse), speichern wir diese Dateien nach Ihrem Hochladen für eine leichtere Anmeldung zunächst automatisch für 2 Stunden in unseren Systemen. Wenn Sie innerhalb dieser Zeit Ihre Anmeldung online nicht abschließen, löschen wir die Dateien.

c) Digitale Veranstaltungen

Soweit Veranstaltungen digital (oder „hybrid“) durchgeführt werden (z.B. Webinare), setzen wir hierzu Videokonferenzsysteme ein. Dabei verwenden wir - soweit nicht anders angegeben - nur solche Systeme, die Ihre personenbezogenen Daten auf unseren eigenen Speicherkapazitäten in Deutschland verarbeiten. Die Datenverarbeitungen finden unsererseits ausschließlich zur Durchführung der Videokonferenz statt, nämlich insbesondere zur technischen Bereitstellung und technischen Überwachung der Funktionalitäten des Systems bzw. der Veranstaltung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b, f DSGVO). Soweit die Verarbeitung auf Grundlage des sog. berechtigten Interesses erfolgt, ist dies die effiziente Kommunikation mit unseren Teilnehmern, auch ohne örtliche Präsenz. Im Rahmen solcher Videokonferenzen können folgende Daten verarbeitet werden: Name, Vorname, Funktion (Teilnehmer oder Administrator), verwendeter/s Webbrowser und Betriebssystem, Datum und Uhrzeit der Videokonferenz, IP-Adresse, ggfs. Telefonnummer, ggfs. (aber immer freiwillig) Bild und Ton.

Daten aus Videokonferenzen werden grundsätzlich nicht über die Durchführung der Videokonferenz hinaus durch uns verarbeitet. Soweit außerdem andere Verarbeitungen aufgrund anderer eingesetzter Videokonferenzsysteme stattfinden, weisen wir Sie darauf hin (z. B. bei Infoabenden).

Ihr Name und Vorname werden in digitalen Veranstaltungen angezeigt, sodass Sie im Rahmen der digitalen Veranstaltung von Dozenten bzw. ggf. anderen Teilnehmern oder VWA-Mitarbeitern angesprochen werden können. Im Falle einer telefonischen Einwahl in eine Veranstaltung wird die genutzte Rufnummer für andere Teilnehmende sichtbar, falls die Nummer nicht von Ihnen unterdrückt wurde.

d) Informationen bzw. Werbung

Mit Ihrer jederzeitig widerruflichen, ausdrücklichen Einwilligung informieren wir Sie per E-Mail im Umfang Ihrer erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO). Ihre Kontaktdaten benötigen wir dabei, um Ihnen die Nachricht zusenden und Sie persönlich ansprechen zu können. Zur Einholung Ihrer Einwilligungen verwenden wir online das sog. Double-Opt-in-Verfahren, um zu vermeiden, dass unsere E-Mail-Nachrichten an E-Mail-Adressen von Personen versandt werden, die diese nicht angefordert haben. Hierbei wird nach den Vorgaben der Datenschutzaufsichtsbehörden auch Ihre IP-Adresse erfasst und zu Dokumentationszwecken gespeichert (Art. 7 Abs. 1, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO).

Wenn Sie uns bei Ihrem Vertragsschluss (z.B. Anmeldung zu einer Veranstaltung) Ihre E-Mail-Adresse mitgeteilt haben, informieren wir Sie auch per E-Mail über Produkte bzw. Dienstleistungen (z.B. Veranstaltungen), die den von Ihnen gekauften ähnlich sind (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Dem können Sie selbstverständlich jederzeit zu Basistarifen widersprechen, dazu unten „Ihre Rechte“. Unser berechtigtes Interesse dabei ist Marketing für die VWA.

Ihre personenbezogenen Daten aus Anmeldungen zu unseren Veranstaltungen verarbeiten wir außerdem im gesetzlich zulässigen Umfang für einfache Kundenanalysen (zur Ermittlung möglichst für Sie passender Veranstaltungen) und die Zusendung von Werbung per Post mit Informationen zu unseren Veranstaltungen (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 f DSGVO). Dem können Sie selbstverständlich jederzeit widersprechen, dazu unten „Ihre Rechte". Unser berechtigtes Interesse dabei ist Marketing für die VWA.

Ihre für Werbezwecke erhobenen Daten speichern wir solange der Werbezweck besteht bzw. bis uns ein Widerruf Ihrer Einwilligung oder Ihr Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten für Werbezwecke erreicht (s. unten „Ihre Rechte“).

e) Studierende

Studierende erhalten gesondert weitere Informationen zur Verarbeitung derer personenbezogenen Daten.

f) Bewerbungen als Arbeitnehmer bei der VWA

Wenn Sie sich auf eines unserer Stellenangebote oder entsprechend initiativ bewerben, verarbeiten wir Ihre Adress-, Telekommunikations- und Bewerbungsdaten zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung. Die Mitteilung Ihrer als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben ist erforderlich, um mit Ihnen zu Ihrer Bewerbung Kontakt aufnehmen bzw. Ihre Bewerbung beurteilen zu können.

Endet das Bewerbungsverfahrens ohne Anstellung werden ohne Ihre weitergehende Einwilligung Ihre Daten noch maximal sechs Monate zu Dokumentationszwecken gespeichert und danach ebenso wie die uns übersandten Unterlagen gelöscht, vernichtet oder zurückgeschickt.

g) Weitergabe an Dritte

Wir verwenden in einigen Fällen Auftragsverarbeiter. Diese verarbeiten personenbezogene Daten in unserem Auftrag und stellen uns dies als Serviceleistung zur Verfügung. Wir haben Verträge gem. Art. 28 Abs. 3 DSGVO mit unseren Auftragsverarbeitern geschlossen, d.h. dass die Auftragsverarbeiter Ihre personenbezogenen Daten nur auf unsere dokumentierte Weisung und nur durch befugte Personen, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind verarbeiten. Wir beauftragen gem. Art. 32 DSGVO nur Auftragsverarbeiter, die geeignete technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

Zu unseren beauftragten Dienstleistern gehören z.B. Druckereien, IT-Dienstleister und -Plattformen, Software-Dienstleister, Rechenzentren, Aktenvernichter und Newsletter-Tools.

Unter bestimmten Umständen sind wir gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Daten an Dritte zu übermitteln (z. B. im Rahmen eines Gerichtsverfahrens, bei behördlichen Anfragen). Wir werden uns in jedem Fall davon überzeugen, dass Ihre personenbezogenen Daten nur dann weitergegeben werden, wenn es hierfür eine gesetzliche Grundlage gibt, die uns dies erlaubt und wir dokumentieren unsere Entscheidungen.

Im Übrigen können im Rahmen des gesetzlich Erlaubten im erforderlichen Umfang neben den in diesen Datenschutzhinweisen weiteren genannten Empfängern (Dozenten) Zahlungsdienstleister, Kreditinstitute, Inkassounternehmen und Steuer- sowie Rechtsberater Ihre Daten erhalten.

2. Daten, die wir automatisch erheben

Bei Nutzung unserer Website können auch automatisch Daten erhoben werden.

a) Nutzungsdaten

Wenn Sie unsere Website aufrufen, übermitteln Sie (aus technischer Notwendigkeit) über Ihren Internetbrowser Daten an unseren Webserver. Folgende Daten werden während einer laufenden Verbindung zur Ermöglichung einer Kommunikation zwischen Ihrem Internetbrowser und unserem Webserver verarbeitet, mit unserem Interesse der Zurverfügungstellung einer Website (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO):

  • Besuchte Seite,
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
  • Verweildauer,
  • übertragene Datenmenge,
  • Quelle/Verweis, von welchem Sie auf die Seite gelangten,
  • verwendeter/s Webbrowser und Betriebssystem,
  • IP-Adresse.

Die temporäre Verarbeitung dieser sog. Server-Logdaten ist zur Erbringung des Dienstes aus technischen Gründen (z.B. Fehlerbehebungen) bzw. zur Sicherstellung der Systemsicherheit (insbesondere zur Abwehr und Verteidigung von Angriffs- bzw. Schädigungsversuchen), erforderlich, und erfolgt mit unserem entsprechenden berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

Die Daten werden nicht mehr personenbezogen verarbeitet (d.h. werden anonymisiert), sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Die Daten werden spätestens nach zehn Tagen gelöscht, soweit diese nicht für Dokumentationszwecke länger vorgehalten werden müssen (z.B. zur Dokumentation einer erteilten Einwilligung).

b) Cookies

Wir verwenden an verschiedenen Stellen unserer Webseite sogenannte „Cookies“. Sie dienen unter anderem der Absicherung der Formulare. Cookies sind kleine Textdateien, die vom Webbrowser auf Ihrem Endgerät (z.B. Computer, Mobilgerät) gespeichert werden. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung ein (Art.6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).

c) Google Maps

Auf unserer Webseite nutzen wir Google Maps, um die geographischen Daten zu präsentieren (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Bei Google Maps handelt es sich um einen von Google Inc. (im Folgenden „Google“) angebotenen Kartendienst. Damit das genutzte Kartenmaterial in die Webseite eingebunden werden und von Ihrem Webbrowser abgerufen werden kann, muss ihr Webbrowser bei Nutzung unserer Webseite eine Verbindung zu einem Server von Google aufbauen. Dieser Server kann sich auch in den USA befinden. Google erhält im Zuge dieser Verbindung die Information, dass unsere Webseite von der IP-Adresse Ihres Gerätes aufgerufen wurde.

d) YouTube

Auf unserer Webseite nutzen wir Videos von YouTube, einer Tochter von Google (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Damit die eingebundenen Videos dargestellt werden und von Ihrem Webbrowser abgerufen werden können, muss ihr Webbrowser bei Nutzung unserer Webseite eine Verbindung zu einem Server von YouTube aufbauen. Dieser Server kann sich auch in den USA befinden. YouTube erhält im Zuge dieser Verbindung die Information, dass unsere Webseite von der IP-Adresse Ihres Gerätes aufgerufen wurde.

e) Google Analytics und Google Tag Manager

(1) Diese Website benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. („Google“) (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO). Google Analytics verwendet sog. „Cookies“, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Im Falle der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf dieser Webseite, wird Ihre IP-Adresse von Google jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Websitebetreiber zu erbringen. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich werden nutzen können. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter dem folgenden Link tools.google.com/dlpage/gaoptout verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren.

(2) Nähere Informationen hierzu finden Sie unter tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de bzw. unter www.google.com/intl/de/analytics/privacyoverview.html (allgemeine Informationen zu Google Analytics und Datenschutz).

(3) Wir weisen Sie darauf hin, dass auf dieser Webseite Google Analytics um den Code „gat._anonymizeIp();“ erweitert wurde, um eine anonymisierte Erfassung von IP-Adressen (sog. IP-Masking) zu gewährleisten.

3. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen, um Ihre personenbezogenen Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen und den Schutz Ihrer Rechte und die Einhaltung der anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen Deutschlands und der EU zu gewährleisten.

Die ergriffenen Maßnahmen sollen u.a. die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten auf Dauer sicherstellen und bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherstellen.

Unsere Datenverarbeitung und unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

Unsere Mitarbeiter sind selbstverständlich zur Vertraulichkeit und zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen der DSGVO verpflichtet.

4. Ihre Rechte

Sie haben bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch nach Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragung aus Artikel 20 DSGVO. Außerdem besteht ein Beschwerderecht nach Artikel 77 DSGVO bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de). Eine einmal von Ihnen erteilte Einwilligung in die Verarbeitung können Sie jederzeit widerrufen. Sie haben außerdem das Recht, jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen. Ebenso haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten für Werbezwecke jederzeit zu widersprechen. Der Widerspruch bzw. Widerruf kann z.B. formfrei per E-Mail an datenschutz@w-vwa.de erfolgen.

5. Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie per E-Mail unter datenschutz@w-vwa.de oder per Post unter Württembergische Verwaltungs- und Wirtschafts-Akademie e. V., Datenschutzbeauftragter, Wolframstraße 32, 70191 Stuttgart.

6. Änderungen

Von Zeit zu Zeit ist es erforderlich, den Inhalt der vorliegenden Hinweise zum Datenschutz anzupassen. Wir behalten uns daher vor, diese jederzeit für die Zukunft zu ändern. Wir werden die geänderte Version der Datenschutzhinweise ebenfalls an dieser Stelle veröffentlichen. Wenn Sie uns wieder besuchen, sollten Sie sich daher die Datenschutzhinweise erneut durchlesen.

 

Stand: Februar 2021